Как услуга «Готовый офис» может отразиться на вашем бизнесе? Достоинства и недостатки аутсорсинга услуг связи

В наше время, бесперебойно функционирующая телекоммуникационная система является обязательным условием для ведения бизнеса любого размера. Выбор правильных технических решений в сочетании с их точной настройкой и корректной работой - вот то, что необходимо любой компании. В последнее время многие организации решают данную проблему с помощью услуги "Готовый офис", которая позволяет создать эффективную внутрикорпоративную сеть, вложив при этом незначительные финансовые и временные ресурсы.

Готовые телекоммуникационные решения для офиса - это набор услуг, включающих в себя подключение нескольких коротких телефонных номеров, высокоскоростной безлимитный доступ в Интернет, а также хранение записей телефонных разговоров. Воспользовавшись этими услугами, компания может быть уверена в бесперебойной и эффективной работе своей телекоммуникационной системы, что позволит ей занять более выгодные позиции на рынке.

Предприятия, у которых численность сотрудников не превышает двадцати человек, не имеют возможности содержать в штате эксперта по созданию и поддержке телекоммуникационной сети. В экономической плоскости значительно более выгодно передать эти обязанности на аутсорсинг. Аналитическое агентство Information Services Group (ISG) сообщило, что компании, не использующие услуги аутсорсинга, годовые убытки, связанные с бизнес-процессами, составляют 15-20%. В глобальном сегменте рынка аутсорсинга связи за четвертый квартал 2014 года по сравнению с аналогичным периодом 2013 года произошло увеличение на 27% (1 млрд евро). Вместе с тем, годовой прирост мирового рынка аутсорсинга составил 16% (2,5 млрд евро). Эти данные были представлены в самом последнем отчете Fourth Quarter and Full-Year 2014, опубликованном компанией ISG в январе 2015 года. Согласно отчету Russia IT Services 2014-2018 Forecast and 2013 Analysis от IDC, за 2007-2013 гг. доля аутсорсинга связи в России увеличилась лишь на 4,7%, что свидетельствует о том, что иногда мы не стремимся быстро следовать общемировым тенденциям.

Однако, стоит учитывать, что услуги по созданию и поддержке инфраструктуры могут стать целесообразным решением для:

• малых компаний-стартапов, которые в начале своей деятельности арендуют офис, и на сегодняшний день не готовы вкладываться в структурированную сеть и дорогостоящее оборудование;
• предприятий с численностью не более двадцати работников;
• организаций, имеющих большие филиалы со множеством отделений, но с небольшой численностью работающих персонала в отделениях.

На сегодняшний день, провайдерами телекоммуникационных услуг в России являются такие компании как «Ростелеком», МТС, «Билайн», «Мегафон», и «Энфорта», которые предоставляют готовые решения для офисов, преимущественно в малых компаниях.

Одним из наиболее популярных решений в области комплексного аутсорсинга связи является комплексное решение "Готовый офис". Главная идея данного решения состоит в том, что компания-подрядчик берет на себя управление задачами по созданию и обслуживанию ИТ-инфраструктуры компании-клиента. По сути, подрядчик настраивает необходимое оборудование для организации корпоративных внутренних сетей в кратчайшие сроки. Совместно с клиентом определяется пакет услуг связи, который включает в себя:

• широкополосный доступ в Интернет с возможностью беспроводного доступа в Wi-Fi;
• телефонный сервис с расширенной телефонной станцией, которая основана на облачных технологиях;
• внутриофисное соединение;
• аренда аппаратно-программного комплекса для предоставления всех услуг;
• служба технической поддержки, работающая круглосуточно.

Почему услуга «Готовый офис» является экономически целесообразной и выгодной для компании? Рассмотрим преимущества использования этой услуги, как готового комплексного решения.

Во-первых, заказ комплекса телекоммуникационных услуг у одного провайдера существенно снижает разовый платеж на 50% по сравнению с заказом сервисов у разных операторов. Кроме того, ежемесячные платежи при использовании услуги «Готовый офис» могут быть снижены до 15%.

Во-вторых, использование готового комплексного решения позволяет избежать затрат на покупку и обновление оборудования, а также его ремонт. Оборудование арендуется и поддерживается в работоспособном состоянии в рамках услуги. Таким образом, риски потерь от инвестиций снижаются, а затраты на персонал - уменьшаются.

В-третьих, услуга обеспечивает стабильное качество связи и возможность легкой модернизации рабочих мест сотрудников под новые задачи без затрат времени и финансов. Это достигается благодаря использованию современных внутриофисных беспроводных технологий.

В-четвертых, услуга «Готовый офис» предоставляет возможность многократного переезда офиса с сохранением городских телефонных номеров и всех услуг связи. Кроме того, компания может рассчитывать на круглосуточную техподдержку (24/7) с возможностью выезда специалистов на объект.

В-пятых, в случае аварии, оперативное восстановление связи гарантируется в срок до 4-х часов.

Таким образом, использование услуги «Готовый офис» для компании является экономически целесообразным решением, которое позволяет значительно сократить затраты на услуги связи и техническую поддержку.

Стоимость услуг по организации и поддержке «Готового офиса» может очень отличаться, в зависимости от многих факторов. Один из главных — это комплексность предлагаемого решения и количество оборудования, которое необходимо предоставить.

Рассмотрим два примера:

- Если вы выбираете «Готовый офис» с подключенной Wi-Fi-сетью, обслуживаемыми ноутбуками, записью телефонных звонков, а также четырьмя короткими номерами и стационарными телефонами, то сумма единовременной оплаты может составить около 9 000 рублей, а ежемесячная — около 5 000 рублей.

- Если вы представляете крупную компанию и вам нужно подключить целых 10 аналоговых телефонов, два SIP-телефона, 12 коротких номеров, запись телефонных звонков, а также семь Wi-Fi адаптеров для персональных компьютеров, то единовременный платеж может составить около 20 000 рублей, ежемесячный — около 14 000 руб.

Кроме того, не забудьте про другие возможные расходы. Например, обычно запись телефонных разговоров бесплатна только на одну неделю. Увеличение срока хранения необходимо будет оплатить дополнительно.

Если вы решите воспользоваться услугами по организации и обслуживанию «Готового офиса», подберите провайдера, учитывая все возможные факторы. Сравните стоимость услуг нескольких провайдеров, изучите отзывы клиентов и оцените возможности масштабирования решения. И помните: главное — не допустить простоя связи в самый ответственный момент.

Фото: freepik.com