Что такое SharePoint от Microsoft и как с ним работать?

Когда внутри компании существует удобная организация документооборота, управления бизнес-процессами и эффективного взаимодействия между сотрудниками, компания работает продуктивнее. Это особенно важно для крупных корпораций с большим количеством отделов, множеством сотрудников и большой нагрузкой на документы. В цифровой эпохе все эти вопросы легко решаются с помощью специализированного программного обеспечения. Одним из наиболее популярных решений в этой области является Microsoft SharePoint. Задача заключается в том, чтобы выбрать подходящий продукт и использовать его наиболее результативно. В данной статье мы рассмотрим особенности работы с Microsoft SharePoint.

Microsoft SharePoint Products and Technologies, известный как SharePoint, представляет собой целую коллекцию программ, выпущенных корпорацией Microsoft. Эти программы разработаны для создания комфортной среды, в которой сотрудники компании могут взаимодействовать друг с другом продуктивно, а также хранить, находить и систематизировать информацию, управлять рабочими процессами. Название Microsoft SharePoint Products and Technologies указывает, что несколько программных продуктов предназначены для решения разных задач, основными из которых являются Microsoft SharePoint Foundation и Microsoft SharePoint Server.

Microsoft SharePoint Foundation, известный ранее как Windows SharePoint Services или WSS, является базовой версией клиентской программы, включающей в себя начальные возможности для налаживания совместной работы внутри предприятия. Она позволяет хранить, обрабатывать и находить файлы, контакты и другую информацию, отслеживать документооборот, планировать задачи и создавать веб-форумы для делового общения. Для удовлетворения потребностей крупных компаний разработаны более продвинутые редакции с расширенным функционалом, такие как SharePoint Server Standard и SharePoint Server Enterprise.

Microsoft SharePoint Server, известный ранее как Microsoft Office SharePoint Server или MOSS, является платным комплектом серверных приложений, доступный в версиях 2010 и 2013 гг. SharePoint Server предоставляет множество возможностей, отсутствующих в SharePoint Foundation.

Некоторые разработчики решают использовать SharePoint Foundation изолированно от SharePoint Server, чтобы снизить стоимость решения. Однако, подобное решение не станет полнофункциональным, так как SharePoint Foundation не предоставляет некоторые возможности, доступные только в SharePoint Server, такие как бизнес-аналитика, настройка личного кабинета сотрудника и использование веб-форм.

Среди других программных продуктов SharePoint особенно популярны две программы: Microsoft Sharepoint Designer и Microsoft Sharepoint Workspace. Microsoft Sharepoint Designer представляет собой HTML-редактор, при помощи которого можно создавать и редактировать веб-сайты в MS SharePoint, используя встроенные средства редактирования. Microsoft SharePoint Workspace позволяет совершать операции с документами и рабочими данными в режиме реального времени, автоматически синхронизируя информацию с рабочей областью SharePoint Workspace на устройстве.

В целом, MS SharePoint является платформой для создания корпоративных порталов с широким функционалом, которые делают работу предприятия более продуктивной за счет удобной настройки и автоматизации всех внутренних процессов.

SharePoint: функции и возможности корпоративного портала

Стоит обратить внимание, что SharePoint не является универсальным решением для всех компаний и нужд. Пользователю необходимо настроить структуру и создать отдельные элементы страниц. С одной стороны, это плюс, так как организация может получить результат, необходимый для ее специфических нужд. Однако, процесс внедрения портала SharePoint может занять довольно длительное время, что может быть неприемлемо для небольших компаний.

Структура портала

Портал SharePoint не имеет типовой структуры, так как ее создают индивидуально, с учетом потребностей конкретной компании. Чаще это центральный портал, который является доступным местом для входа на сайты или страницы дочерних сайтов, где находятся данные и информация. SharePoint имеет уникальные элементы, которые позволяют контролировать и управлять содержимым портала.

• Сайты. Пользователь может самостоятельно создавать веб-узлы различных типов. Например, сайты групп, в которых находиться информация для сотрудников разных подразделений, с библиотеками данных, списками, форумами, вики-сайты, блоги для публикаций записей и комментирования, шаблоны приложений для решения бизнес-задач, как, например, контроль рекламной кампании.
• Область портала. Она представляет собой страницу со ступенчатой структурой интранета, где можно создать несколько одно- или разноуровневых областей, например, для каждого отдела компании. Сотрудники данного отдела могут создавать дочерние области в пределах своего сайта.
• Библиотеки документов являются ключевым элементом портала SharePoint. Эта библиотека - хранилище информации на веб-узле. В библиотеке содержатся текстовые, видео и графические файлы. Доступ к документам имеют все участники группы, к которой относится сайт.
• Списки используются в SharePoint — это данные, которые не относятся к категории документов. Списки находятся на сайтах групп и содержат управляемую информацию, как, например, ссылки, контакты, задачи, события, уведомления, календарь. Contейнером списков является веб-части.

Это интересно

Списки можно использовать в SharePoint для работы с модулем "Отслеживание вопросов". Создание в списке с полями: идентификационный номер, название вопроса, имя ответственного сотрудника, текущее состояние («открыт», «закрыт», «решение принято»), степень важности, срок, позволяют менять данные в процессе работы, а также вносить заметки и примечания.

• Веб-части. Эти компоненты - это визуальные элементы, которые обычный пользователь может использовать для управления веб-страницами. Это позволяет размещать и редактировать контент, без необходимости владеть навыками программирования. Списки и библиотеки также являются веб-частями.

Какие задачи решает корпоративный портал MS SharePoint

Внедрение SharePoint в компанию позволяет оптимизировать рабочие процессы, экономить время и ресурсы сотрудников. Рассмотрим, какие возможности предоставляет корпоративный портал и какие результаты можно достичь благодаря ему.

Вот примерный перечень возможных результатов на основе грамотного использования корпоративного портала SharePoint:

• Обеспечивает возможность совместной работы сотрудников. Упрощенный обмен файлами, новостями, ссылками и другими материалами оптимизирует коммуникативные процессы.
• Создание удобного доступа к корпоративной информации. Это означает, что сотрудники не тратят время, чтобы найти необходимые документы, таблицы с аналитическими данными, обучающие материалы или контакты нужных людей.
• Менее объемный и систематизированный документооборот.
• Возможность предоставить прозрачное описание структуры предприятия, которое понятно как "старожилам" компании, так и новичкам.
• Решить проблемы контроля выполнения задач. В списках можно зарегистрировать любые изменения и оперативно следить за состоянием рабочих процессов.
• Автоматизация бизнес-процессов. Использование списков

Одним из самых популярных корпоративных портальных решений на рынке является MS SharePoint. Востребованность этой платформы обусловлена не только отношением потребителей к бренду Microsoft, но и ее объективными преимуществами.

Среди неоспоримых плюсов MS SharePoint можно выделить высокое качество, присущее продуктам Microsoft, эффективное решение рабочих вопросов, исключительно широкий функционал, безграничные возможности настройки и расширения, приспосабливания под индивидуальные нужды компании, а также легкая интеграция с прочими продуктами Microsoft.

Однако, как и любой продукт, SharePoint имеет и слабые стороны. Большое количество функций делают эту платформу сложной и "тяжелой", от пользователя требуются обширные и глубокие знания для ее освоения. Также установка SharePoint и последующее ее использование обходятся компаниям недешево из-за высокой стоимости лицензии и платных продуктов. Срок внедрения корпоративного портала MS SharePoint может достигать полугода и более, что также является одним из недостатков.

Компаниям, занятым в сегменте малого бизнеса, SharePoint может не подойти в связи со всеми вышеперечисленными причинами. Не станет лучшим выбором платформа и для организаций, которые используют программное обеспечение от других производителей.

Кроме того, важно учитывать факторы корпоративной культуры и психологического климата в компании. Для успеха необходимы лояльность и доверие сотрудников, а они во многом зависят от того, насколько эффективно налажены процессы коммуникации в коллективе. В этом аспекте SharePoint уступает другим решениям, таким как корпоративные соцсети.

Корпоративный портал на платформе SharePoint от Microsoft — популярный выбор для многих крупных компаний благодаря разнообразию функций и большому количеству выполняемых рабочих задач. Однако, при всех преимуществах, использование SharePoint имеет и некоторые ограничения в плане доступности и стоимости, а также не решает полностью проблему коммуникации внутри компании.

Фото: freepik.com